Rodzice dobrowolnie deklarują i przekazują środki pieniężne na powyższe cele, ale musi to być objęte samorządną kontrolą. Proszę nie włączać do tego procesu ani dyrektora placówki czy jego zastępcy, ani tym bardziej księgowości, bo po pierwsze żaden rodzic nie musi przekazywać na te cele złotówki, a po drugie pracownicy administracji czy nauczyciele nie powinni mieć bezpośredniego wpływu na dysponowanie tymi środkami.
W świetle prawa oświatowego, zasady wydatkowania funduszy rady rodziców określa regulamin tej Rady, w którym należy zawrzeć, kto gromadzi środki finansowe, na jakich zasadach oraz nie tylko gdzie są one deponowane, ale i w jaki sposób oraz na jakie cele będą wydatkowane. Oczywiście, pieniądze (składki) mogą być gromadzone w tzw. "skarpecie", w skarbonce, kasetce, która jest przechowywana przez jednego z rodziców z pełnym rejestrem wpływów oraz wydatków. Konieczne jest rzetelne i systematyczne rozliczanie się z wpływów i wydatków przed członkami Rady Rodziców.
To rodzice decydują sami o tym, na jakich zasadach środki te będą wydatkowane. Nie obejmuje ich tu żadna ustawa o zamówieniach publicznych. Lepiej jest, kiedy takie środki są przechowywane na odrębnym rachunku bankowym, który zakłada rada rodziców. Do założenia i likwidacji tego rachunku bankowego oraz dysponowania funduszami na tym rachunku wskazuje się uprawnione osoby. Nie powinien taką osobą być żaden z pracowników przedszkola czy szkoły.
Niestety, mamy szereg przykładów malwersacji, wydatkowania pieniędzy rodziców przez zbierających je nauczycieli czy nawet dyrektorów szkół. W Łodzi b.dyrektor jednego z gimnazjów, a działacz lewicowej partii, ponoć także współpracownik SB w okresie PRL, pobierał z kasy rady rodziców środki i sam wypisywał kwity w stylu "wydatkowano 6 tys. zł na podróż służbową nauczycieli". Tą podróżą była wycieczka na Majorkę z nauczycielką-partnerką. No i co? Czy któryś z rodziców kwestionował dyrektorską samowolę i złodziejstwo?
Kiedy te sprawy wyszły na jaw, towarzysze z partii ukryli go w administracji samorządowej, a ponoć prokuratura teraz dąży do umorzenia śledztwa, bo przecież była to niska szkodliwość społeczna. To, że ów dyrektor brał pod stołem kasę na wynajem pomieszczeń w budynku szkolnym, też nie ma znaczenia? Rodzice! Czas zastanowić się nad tym, czyje są wasze pieniądze i na co są wydatkowane? Czy rzeczywiście mają o tym decydować dyrektorzy placówek? To o tym, na co wydajecie płacę też ma decydować płatnik-pracodawca?
Rodzice nie wiedzą, że w tych placówkach mogą powołać do życia Radę Szkoły, w ramach której mogą opiniować wydatkowanie zarabianych przez te placówki środków finansowych właśnie m.in. z tytułu wynajmu czy innych usług. Właśnie ukazało się MERITUM PRAWO OŚWIATOWE - 4.wyd.(Warszawa, Wolter Kluwer) pod red. Stefana M. Kwiatkowskiego i Krzysztofa Gawrońskiego, w którym jedną z kompetencji rady rodziców jest opiniowanie projektu planu finansowego składanego przez dyrektora szkoły.
Nie dotyczy to planu finansowego Rady Rodziców. Ten jest absolutnie suwerenny i nietykalny przez osoby niebędące rodzicami uczniów uczęszczających do przedszkola czy szkoły bez zgody rodziców. "Rady rodziców funkcjonują jako demokratycznie wybrany zespół przedstawicieli rodziców wszystkich uczniów szkoły, wspierający statutową działalność szkoły. Są one organem autonomicznym, niezależnym w swych działaniach od innych organów szkoły. Oznacza to, iż przedstawiciele innych organów w szkole nie powinni wpływać na skład rady i jej działalność". (s. 265)
Nikt z dyrekcji szkoły nie może być członkiem Rady rodziców i wywierać jakąkolwiek presję czy wpływ na to, na co ona zbiera pieniądze i jak chce je wydatkować. To jasne, że jest tu konieczna współpraca, ale nie dodatkowe źródło dochodów dla dyrekcji (tym bardziej na jej prywatne cele), które zwalnia ją z ubiegania się o finanse od organu prowadzącego szkołę czy w ramach grantów EFS.