ROZPORZĄDZENIE MINISTRA NAUKI I SZKOLNICTWA WYŻSZEGO z dnia 26 września 2016 r. w sprawie szczegółowego trybu i warunków przeprowadzania czynności w przewodzie doktorskim, w postępowaniu habilitacyjnym oraz w postępowaniu o nadanie tytułu profesora wprowadziło możliwość zastosowania nowej formy przeprowadzenia obrony rozprawy doktorskiej oraz utrzymało ją w mocy w przypadku posiedzeń komisji habilitacyjnych.
§ 8. 2.
Obrona doktoratu (...) może być przeprowadzona przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających jej przeprowadzenie na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku.
§ 14. 3.
Obrady komisji habilitacyjnej mogą odbywać się przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających prowadzenie obrad na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku, chyba że habilitant złoży wniosek o przeprowadzenie głosowania nad uchwałą zawierającą opinię w sprawie nadania lub odmowy nadania stopnia doktora habilitowanego w trybie tajnym.
Ciekaw jestem, ile obron pracy doktorskiej odbyło się z wykorzystaniem nowych mediów oraz czy przewodniczący komisji habilitacyjnych mają za sobą doświadczenie wykorzystania urządzeń technicznych w przeprowadzeniu obrad na dystans? Osobiście zachęcam sekretarzy komisji habilitacyjnych, by zapewnili członkom komisji spoza jednostki naukowej, która przeprowadza postępowanie habilitacyjne, możliwość uczestniczenia w analizie osiągnięć habilitanta na odległość.
Jest to możliwe tylko wówczas, kiedy habilitant nie zastrzeże we wniosku o wszczęcie postępowania, że chce, aby głosowanie komisji habilitacyjnej miało tajny charakter. Z informacji przewodniczących komisji i analizy wniosków wynika, że takich zastrzeżeń jest zaledwie kilka proc. w stosunku do wszystkich wniosków z danej dyscypliny naukowej. Tym samym obrady na dystans pozwalają profesorom czy doktorom habilitowanym, którzy mieszkają w dużej odległości (często kilkaset kilometrów od siedziby jednostki prowadzącej postępowanie) na udział w posiedzeniu bez ponoszenia dużych strat w czasie pracy natomiast habilitantom znacznie obniżają koszty postępowania. Są one bowiem pomniejszone o wydatki na noclegi, diety i refundację przejazdu recenzentów czy członków komisji.
Najczęściej w składzie komisji habilitacyjnej jest 3 członków z jednostki prowadzącej postępowanie: sekretarz, recenzent i członek komisji, toteż wskazani przez Centralną Komisję pozostali czterej samodzielni pracownicy naukowi (dwóch recenzentów, przewodniczący komisji i jeden członek komisji) muszą dojechać do siedziby prowadzącej postępowanie. W zależności od odległości koszty postępowania są mniejsze lub większe. Trudniej jest poza tym spowodować przewodniczącemu komisji habilitacyjnej, żeby w określonym dniu co najmniej sześciu profesorów mogło stawić się na posiedzenie, skoro każdy ma swoje rozliczne obowiązki akademickie we własnej uczelni.
Należy pamiętać, że obsługę techniczną komisji musi zapewnić jednostka prowadząca postępowanie. Tam zatem musi być zarejestrowany dostęp i rejestracja dźwięku oraz obrazu z przebiegu obrad wideo. Członkowie komisji mogą się łączyć z dowolnego miejsca.
Obrady na dystans są gwarantem nie tylko redukcji kosztów, ale także skracania czasu przebiegu całego postępowania habilitacyjnego. Czy korzystanie z nowych mediów ma swoje mankamenty? Zapewne tak, jak każda forma obrad. Nie unikniemy bowiem zdarzeń losowych, jak np. awaria sieci Wi-Fi w uczelni, "zawieszanie się" połączenia internetowego czy zakłócenia w komunikacji, kiedy zastosowany do obsługi program nie jest w stanie "obsłużyć" czterech nadawców i odbiorców, z których co najmniej jeden jest poza granicami kraju.
Zdarzyło się, że trzeba było poprosić recenzenta przebywającego w Niemczech o to, by jednak wyłączył się z obrad, gdyż łącze komunikacyjne z nim narusza stabilność i klarowność komunikacji pozostałych sześciu członków komisji. Wówczas w protokole jest to odnotowane np. recenzent pani dr hab. X była obecna on-line w formie wideokonferencji (aplikacja ...) na początku obrad. Niestety z powodu nieustannie zrywającego się połączenia, komisja wspólnie podjęła decyzję o wyłączeniu pani prof. X z obrad za jej akceptacją (drogą telefoniczną), na podstawie przepisów, które dopuszczają nieobecność podczas posiedzenia komisji habilitacyjnej jednego spośród siedmiu członków komisji.
Nadal niektóre jednostki uniwersyteckie nie są technologicznie przygotowane do obrad wideo, toteż korzystamy z aplikacji, które nie zapewniają ciągłości komunikacji i prawidłowego przebiegu obrad. Zdarza się, że następuje nagłe rozłączenie jednego z członków komisji i trzeba ponawiać połączenie z nim oraz powtarzać tę część wypowiedzi, która nie była wszystkim dostępna w tym samym czasie. Mimo wszystko, zachęcam do korzystania z wideokonferencji, by nie czekać tygodniami na znalezienie terminu odpowiadającego wszystkim członkom komisji do stawienia się w siedzibie obrad bezpośrednich.